4. ПРОГРАММНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ ПОДСИСТЕМЫ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАПАСНЫМИ ЧАСТЯМИ"
4.1. Обоснование выбора программой среды
Для эффективной работы с документами предлагаю в отдел кадров внедрить программу системы управления базами данных.
СУБД Аccess - это программное средство, с помощью которого можно создавать базу данных и обрабатывать данные.

В Access существуют 6 объектов:
1. таблицы - в них хранятся данные. Таблицы могут быть связаны меж-ду собой.
2. Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обра-ботки данных. С их помощью данные упорядочиваются, фильтруют-ся, объединяются и т.д.
3. Формы - это объекты с помощью которых в базу данных вводятся новые данные и просмотр существующих.
4. Отчеты - с их помощью данные выводятся на принтер в удобном ви-де.
5. Макросы - макрокоманды. Если какие-то операции с базами данных используются часто, то группа этих команд объединяется в 1 макрос и им назначается какая-то клавиша.
6. Модули - это программные процедуры, написанные на языке про-граммирования.
При использовании баз данных формируется единая справочная систе-ма по документам предприятия; документы систематизируются по различ-ным реквизитам.
Microsoft Access проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей.
Уже через несколько месяцев после внедрения в подсистему «Отдела кадров» базу данных сокращается время на поиск документов и значительно увеличивается исполнительская дисциплина.
4.2. Инструкция по заполнению входящих документов
Прием и обработка входных документов осуществляется работником службы делопроизводства. Входные документы могут быть доставлены по-чтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообще-ния.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• исполнение документов;
• подшивка документов в дело.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, на-личия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ста-виться в известность отправитель, и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входных документов в графе «Приложение». Если по-лученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставиться в известность отправитель.
Предварительное рассмотрение входных документов проводится с це-лью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые до-кументы.
Без предварительного рассмотрения передаются в адрес указания структурного подразделения или фамилию работника предприятия.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для ознакомления и приня-тия решения по конкретному документу - одна из основных функций руково-дителя, центральное, решающее звено в технологии управления.
4.3. Инструкция по использованию выходных документов
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка адресату;
• подшивка второго экземпляра (копия) документа в дело.
Проект выходных документов оформляются в двух экземплярах, за ис-ключением факсов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект выходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект выходных доку-ментов (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).
4.4. Инструкция по хранению данных в архиве
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочной - инфор-мационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив предпри-ятия. Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников пред-приятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Ар-хив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его замес-тителю.
В задачи архива входят:
• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст-вом;
• информационно - справочная работа по архивным документам предприятия.
Специалистами установлен оптимальный срок использования докумен-тов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается даль-нейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использова-ния в делопроизводстве, передать ли их в архив или уничтожить.
Для определения сроков хранения документов, подготовки к архивно-му хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создает-ся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается при-казом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный со-став ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник бухгалтерии или отдела кадров) или секретарь-референт.
Определение сроков хранения конкретных документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: - М., 1989г. этот Перечень используется, прежде всего, для определения сроков хранения до-кументов государственных предприятий и организаций.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить воз-можные ошибки.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет и 75 лет. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение.
К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, от-носятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы общих собраний, годовые планы и отче-ты предприятия.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
• документы, предназначенные для архивного хранения;
• документы, подлежащие уничтожению;
•  документы, необходимые для дальнейшего использования в дело-производстве.
Дела, отобранные на архивное хранение, требует дополнительного оформления:
• документы в деле необходимо расположить в хронологическом по-рядке, если он не соблюдается в процессе формирования дела;
• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
• подшивать в конце дела заверительный лист, в котором указать ко-личество листов в деле;
• переплести дело или прошить его в четыре прокола;
• дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хра-нить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов. Документы в по-добных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последова-тельности, пере систематизация их необязательна.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:
• дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);
• дела по основной (производственной) деятельности.
4.5. Инструкция по подготовке информации к вводу персональный компьютер
Благодаря использованию ПК на производстве организация работ с до-кументами стала более эффективной и оперативной.
Собранная информация для ввода должна быть предварительно подго-товлена, поскольку модель предметной области, заложена в компьютер.
Контроль подготовленной и вводимой информации направлен на пре-дупреждение, выявление и устранение ошибок, которые неизбежны в первую очередь из-за так называемого «человеческого фактора». Человек устает, его внимание может ослабнуть, кто-то может его отвлечь - в результате возни-кают ошибки. Ошибки при сборе и подготовке информации могут быть и преднамеренные. Любые ошибки приводят к искажению вводимой информа-ции, к ее недостоверности, а значит, и неверным результатам обработки и конечном итоге к ошибкам в управлении системой. Вообще процедура кон-троля полноты и достоверности информации и данных используются при реализации информации процессов повсеместного и могут быть подразделе-ны на визуальные, логические и арифметические.
Визуальный подход широко используется на этапе сбора и подготовки информации и является ручным.
Логический и арифметический, являются автоматизированными мето-дами, принимаются на последующих этапах преобразования данных.
Ввод информации при создании информационной технологии в орга-низационно - экономической системе в конечном итоге является ручным - пользователь ЭВМ «набирает» информацию на клавиатуре, визуально кон-тролируя правильность вводимых символов по отображению на экране дис-плея. Каждое нажатие клавиши - это преобразование символа, изображенно-го на ней, в электрический двоичный  код, т.е. данное.