Внедрение автоматизированной системы управления финансами

Для территориально разрозненной компании внедрение автоматизированной системы управления финансами - дело весьма трудоемкое и непростое. Однако многие организации признают, что подобный шаг в направлении развития бизнеса просто необходим. В современном бизнесе реализация масштабного проекта редко обходится без участия сторонних профессионалов. При этом главное, чтобы специалисты обеих сторон процесса внедрения действовали четко и слаженно. Только такой тандем позволит успешно завершить проект.

Любой реализованный проект по интеграции IT-системы в компании имеет важное значение как для исполнителя, так и для заказчика. Компания, которая внедряет автоматизированное решение, заинтересована приобрести в ходе проекта бесценный практический опыт, пополнить багаж навыков и знаний своих специалистов и получить вознаграждение за свою работу, а организация-заказчик стремится оптимизировать работу своих служб и подразделений, повысить эффективность бизнеса и ожидает в итоге роста прибыли. Рассмотрим такой практический опыт на примере внедрения автоматизированной системы управления на Федеральном государственном предприятии "Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации" (ФГП ВО ЖДТ России). Данное предприятие имеет разветвленную структуру внушительных размеров, а также предоставляет свои услуги на обширной территории. Однако даже такое крупное предприятие в определенный момент столкнулось с проблемой разрозненности своих филиалов и несогласованности в регулировании финансовых потоков. Это обстоятельство затрудняло его дальнейшее развитие.
Сложная структура предприятия, высокая трудоемкость консолидации данных и контроля за производственно-финансовой деятельностью структурных подразделений, отсутствие замкнутой системы бюджетирования привели компанию к необходимости проведения проекта по постановке и автоматизации бюджетного управления. Учитывая сложившиеся обстоятельства, топ-менеджмент ФГП ВО ЖДТ России принял решение о внедрении на предприятии автоматизированной системы управления финансами. Главными целями нововведений стали регламентация и автоматизация бюджетного планирования, учета и отчетности, процессное управление. В процессе автоматизации планировалось достичь систематизации, структурирования, совершенствования имеющейся системы бюджетного управления и, как результат, повысить эффективность управления предприятием в целом.
Для реализации масштабного проекта был проведен отбор среди возможных претендентов на роль исполнителя работ по внедрению. После того, как предприятие определилось с выбором интегратора (для осуществления этого внедрения была выбрана компания "Инталев"), оно представило документы, необходимые для дальнейшей работы. Было выполнено детальное предпроектное обследование, в ходе которого специалисты компании-интегратора изучили весь комплекс документации, включая существующие на предприятии методики бюджетирования и управленческого учета. Был также проведен ряд консультаций как для заказчика, так и для исполнителя. После достигнутых договоренностей и обсуждения деталей внедрения автоматизированной системы процесс интеграции перешел на следующий уровень.
Прежде всего по результатам первичного анализа ситуации специалисты компании-интегратора выявили и представили руководству ФГП ВО ЖДТ России проблемные области существующей на предприятии системы управления финансами:
отсутствие единой базы данных и специализированного программного обеспечения для бюджетирования и управленческого учета. При этом пользователи не получали достоверные данные в необходимых разрезах для решения разных задач в заданное время;
отсутствие единой системы управления денежными потоками предприятия, согласованной с реализацией планов по доходам и расходам;
выполнение контроля и обработки заявок "вручную", что не обеспечивало качественного управления денежными средствами;
использование программы MS Excel как инструмента бюджетирования и управленческого учета, что не позволяло получать расшифровки данных в целях проведения аналитических исследований на предприятии и информацию по первичным документам.
Таким образом, отсутствие автоматизированной системы управления финансами негативно влияло на полноценное управление предприятием. При этом велся "непрозрачный" учет, что требовало серьезных трудозатрат по консолидации и расшифровке управленческой отчетности.

Внедрение проекта

Как правило, при переходе на систему бюджетного управления предприятию приходится решать специфичные проблемы. Наиболее существенными из них являются недостаточная оперативность бухгалтерского учета, ориентированного на календарь налоговой отчетности, неполная раскрываемость в бухгалтерском учете аналитических данных, отсутствие норм и регламентов учета и планирования для организаций, разный либо недостаточный уровень автоматизации учетных систем, отсутствие у топ-менеджмента предприятия единого понимания того, какие преобразования нужны и с чего их начать, и, наконец, "естественное" неприятие нововведений со стороны его работников.
Следует отметить, что помимо указанных проблем технического характера в процессе перехода на бюджетное управление предприятию приходится решать и организационные проблемы, так как ни одно подобное начинание не проходит для него безболезненно. Оно всегда сопровождается "ломкой" существующей системы и, как следствие, организационными потерями. Именно поэтому не все начинания предприятий в области бюджетного управления реализуются до конца. Успех же зависит в первую очередь от степени заинтересованности топ-менеджмента. Других вариантов, как показывает практика, не дано. В случае успешного преодоления всех этих препятствий предприятие выходит на совершенно иные уровни своего развития. Оно становится осмысленно управляемым не на уровне понятийного аппарата топ-менеджмента, а на уровне конкретных экономически выраженных процессов, которые всем понятны и имеют стоимостную оценку.
В нашем случае предприятие завершило проект успешно в основном благодаря заинтересованности высшего руководства. Рассмотрим более подробно, как он реализовывался.
После того, как этап анализа реального положения дел на предприятии был успешно пройден и специалисты компании-интегратора выявили "узкие места", был составлен план по реализации внедрения автоматизированной системы управления в ФГП ВО ЖДТ России.
Консультанты "Инталев" предложили шаги по совершенствованию системы финансового управления заказчика:
создать центры финансовой ответственности (ЦФО) - субъекты финансово-экономического управления, а не простые учетные единицы;
доработать функциональные бюджеты, входящие в комплексную систему финансовой планово-отчетной документации для управления показателями деятельности - по ЦФО, видам деятельности, типам договоров, командам, уровням подразделений, а также по статьям БДР (бюджета доходов и расходов) и БДДС (бюджета движения денежных средств);
разработать универсальные документы для ввода плановых данных и формирования бюджета финансирования, введения управленческой отчетности по движению денежных средств и др.;
реализовать "динамический" аспект системы помимо используемой "статической" модели системы управления предприятием. В системе управления денежными потоками было предложено автоматизировать процесс "Заявки на финансирование и выплату денежных средств". В соответствии с новым порядком подача, согласование и утверждение денежных средств должны осуществляться посредством постановки задач ответственному сотруднику в зависимости от условий и сроков прохождения процесса.
Кроме того, необходимо отметить, что при реализации проекта ввиду крупного масштаба предприятия (включающего 20 филиалов) введение в эксплуатацию проводилось поэтапно. Изначально был опробован "пилотный проект" на 1-2 филиалах с постепенным увеличением пользователей системы. Благодаря такому подходу удалось выявить особенности каждого филиала в области управленческого и бухгалтерского учета и отразить их соответствующим образом в комплексной системе управления финансами. Это также позволило предотвратить возможные неточности при переходе на новую систему и несогласованность между филиалами предприятия-заказчика.

Результаты проекта

Реализованный проект позволил специалистам компании-интегратора получить следующие результаты:
пакет регламентных документов, отражающих методологию бюджетирования ФГП ВО ЖДТ - положение о финансовой структуре, положение о бюджетах, положение об управленческой учетной политике, положение об управленческой отчетности, положение об автоматизированном учете;
автоматизированный процесс "Заявка на финансирование и выплату денежных средств", включающий настроенную модель в части документооборота и бизнес-процессов, а также положение о системе денежных платежей;
единая управленческая учетная база данных, включающая информацию по всем филиалам и отрядам, позволяющая получать текущую отчетность в любой период в требуемых аналитических разрезах;
развернутая и настроенная автоматизированная система бюджетирования и управленческого учета на предприятии;
обучение работе в автоматизированной системе сотрудников планово-экономического и финансового отделов предприятия.
По завершении проделанной работы руководством компании-заказчика были отмечены несколько критериев, по которым они оценили процесс внедрения автоматизированной системы управления. В частности, компания приобрела четкую и прозрачную систему управления финансами предприятия. Было также достигнуто уменьшение сроков и трудозатрат на подготовку отчетности при одновременном повышении надежности итоговых данных. Еще одним плюсом внедрения автоматизированной системы управления стало повышение уровня контроля за расходованием и использованием денежных средств, а также готовность к трансформациям в системе управления финансами в целях актуализации (по требованию руководства) предприятия к изменениям в законодательстве Российской Федерации.
Что касается компании-исполнителя, то проект внедрения в ФГП ВО ЖДТ России был оценен по иным критериям. В частности, была проделана весьма емкая работа по созданию и формированию структуры из 110 ЦФО (включая группы и подгруппы), разработано 20 проформ для внесения плановых и фактических учетных данных, а также настроено 16 форм управленческой отчетности по управлению финансовыми результатами и денежными средствами предприятия.

А. Аникандров,
консультант ГК "Инталев"

"Финансовая газета", N 45, ноябрь 2008 г.