3. РАЗРАБОТКА ПОДСИСТЕМЫ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАПАСНЫМИ ЧАСТЯМИ"
3.1. Проектирование подсистемы
3.1.1. Описание предметной области. Формы документов.

ОАО "Завод Микролитражных Автомобилей" кроме основной деятель-ности занимается также и реализацией запасных частей. Предприятие реали-зует запасные части как собственного производства, так и сторонних органи-заций.
Предварительно заключаются договора с покупателями запасных час-тей.
От конкретных потребителей поступают заявки на запасные части. По-лученные заявки анализируются. Если необходимых запасных частей, ука-занные в заявке, нет в наличии на складе, составляется план на изготовление и на закупку запасных частей (часть запасных частей предприятие само изго-тавливает, а часть - закупает у сторонних организаций). Учет поступления изготовленных или закупленных запасных частей на склад ведется на основе накладной и счет-фактуры, которая формируется у поставщика (при изготов-лении собственными силами, это другой склад, при закупке - сторонняя ор-ганизация). Запасные части поступают на склад по учетным ценам. После из-готовления и закупки необходимых запасных частей, для дальнейшей реали-зации, производится их отгрузка покупателю. При отгрузке оформляется на-кладная на отпуск материалов на сторону. Оплата отгруженной продукции оформляется счет - фактурой. Отгрузка производится по ценам, указанным в прайс-листе. Прайс-лист формируется бухгалтерией.
Кроме этого, в течение месяца ведется учет оборотных средств на складе. По итогам реализации, ежедневно составляются отчеты по реализа-ции запасных частей. По мере изменения цен отправляются прайс - листы дистрибьюторам по электронной почте.
3.1.2. Определение программного обеспечения
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти про-граммы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не име-ли средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользовате-ля приложений.
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами ин-формации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совер-шил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.
Система управления базами данных предоставляет возможность кон-тролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Micro-soft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с исполь-зованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определен-ной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.
3.1.3. Описание функционирования рассматриваемой подсистемы, взаимосвязь с другими подсистемами.
Схема взаимодействия подсистемы "Обеспечение запасными частями" по потокам информации находится в приложении к диплому (схема 1).
Далее подробнее рассмотрим связи между подсистемами, указанными на схеме.
1. учет наличия и движения запасных частей на складе (см п. 1.5.4.3);
2. данные об оплате отгруженных запасных частей, данные по ценам на запасные части (см. п. 1.5.4.4.);
3. данные по дефектным запасным частям, данные по запасным частям необходимым для гарантийного обслуживания;
4. планы по хозрасчетным показателям и оргтехмероприятиям; оптовые цены на запасные части к выпускаемой технике; план производства запасных частей; изменения цен на запасные части, платежные доку-менты (см. п. 1.5.4.5);
5. сводки о дефектах, выявленных при изготовлении запасных частей; справки внешней приемки на проверенные рекламированные покуп-ные изделия;
6. анализ и прогноз спроса на запасные части, анализ рынка аналогич-ных запасных частей (см. 1.5.4.3);
7. проект плана производства запчастей; разовые заявки на изготовле-ние внеплановых запчастей; замечания и заключения по проекту плана производства запасных частей и части номенклатуры;
8. доработанный программный комплекс; перечень задач, необходимых для автоматизации;
9. сведения об отгрузке выпускаемой техники и запасных частей; ави-зовки по отгрузке запасных частей;
10. лимиты на ГСМ и другие материалы; сведения о поставках на склад опорных баз запчастей;
11. планы потребности в кадрах; указания в вопросах подбора и рас-становки кадров; сведения по вопросам движения кадров; документы учета рабочего времени;
12. руководящие материалы по использованию автотранспорта; от-четы по использованию автомобилей и расходу ГСМ; квитанции же-лезнодорожных накладных на отправленные грузы.
3.1.4. Задачи подсистемы.
1. Формирование базы данных о контрагентах.
2. Учет заключенных договоров.
3. Учет запасных частей на складе.
4. Учет заявок дистрибьюторов.
5. Составление счетов на предоплату по полученным заявкам.
6. Подготовка плана производства, закупки и реализации запасных час-тей.
7. Подготовка заявок на закупку запасных частей.
8. Учет производства, закупки, реализации запасных частей.
9. Учет отгрузки запасных частей.
10. Формирование плана движения денежных средств.
11. Учет дебиторский задолженности.
12. Формирование электронных вариантов прайс - листов для от-правки дистрибьюторам, по мере изменения цен на запасные части.
Ниже подробнее рассматривается каждая из задач подсистемы "Обес-печение запасными частями":
1. Формирование базы данных о контрагентах.

2. Учет договоров.
Заключается договор на поставку и реализацию запасных частей. Один договор составляется с одним контрагентом. С одним и тем же контрагентом может быть заключен договор и на поставку и на реализацию запасных час-тей. Каждый из этих договоров оформляется отдельно. Договор составляется на определенный срок и определенный вид оплаты.

3. Учет запасных частей на складе.
Приход запасных частей оформляется на основе:
• накладной на отпуск материалов, которая формируется у поставщи-ка;
• накладной на отпуск из собственного производства.
При отгрузке запасных частей выписывается накладная на отпуск ма-териалов на сторону. Также формируется ведомость количественных остат-ков запчастей на складе исходя из остатков за предыдущий период, прихода и расхода запасных частей за рассматриваемый интервал времени.

4. Учет заявок дистрибьюторов.
Данная задача осуществляется при наличии договора, заключенного с дистрибьютором. Заявки на определенное количество и определенную но-менклатуру запасных частей поступают от дистрибьюторов ежемесячно. Все эти заявки регистрируются, для дальнейшего их выполнения.
5. Составление счетов на предоплату по полученным заявкам.
После анализа полученных заявок составляются счета на предоплату. Счета составляются на основе заявок, справочника "Номенклатура", догово-ров. Цены на запасные предоставляются бухгалтерией в виде документа "Прайс - лист", где указываются цены по конкретному изделию и конкретно-му виду оплаты. В договоре также учитывается вид оплаты для каждого кон-кретного покупателя.

6. Подготовка плана производства, закупки и реализации запасных час-тей.
После получения заявок от дистрибьюторов они прорабатываются по номенклатуре и количеству. Количество и номенклатура заявленных запас-ных частей сравниваются с остатками склада, и на основе этого составляется план на изготовление (по запасным частям собственного производства), на закупку (по запасным частям, которые закупаются у сторонних организаций) запасных частей.

7. Подготовка заявок на закупку запасных частей.
После составления плана на закупку необходимых запасных частей со-ставляется заявка на закупку конкретному поставщику.

8. Учет производства, закупки, реализации запасных частей.
9. Учет отгрузки запасных частей.

10. Формирование плана движения денежных средств.
Формирование плана движения денежных средств осуществляется на основе плановых объемов реализации запасных частей, исходя из контроль-ных показателей деятельности ОАО "ЗМА". При формировании  плана дви-жения денежных средств учитываются:
• лимит объема закупок запасных частей, согласно дистрибьюторских соглашений;
• объем закупки, согласно поступивших заявок от дистрибьюторов;
• состояние расчетов на конец периода по дистрибьюторам и дилерам;
• сумма услуг по гарантии, находящаяся на акцепте в центре гаран-тийно - технического обслуживания и в планово-бюджетном отделе;
• сумма возврата рекламационных узлов на АвтоВАЗ;
• плановые цифры по реализации запасных частей на СеАЗ;
• реализация запасных частей по ВКО на заводы КамАЗа;
• реализация запасных частей по вексельной схеме оплаты;
• лимит гарантийного обслуживания на месяц.
11. Учет дебиторский задолженности.
На основе накладных, на отпуск материалов на сторону, и счетов по оплате за отгруженную продукцию составляется акт - сверки по отгрузке и оплате за запасные части по предприятиям.

12. Формирование электронных вариантов прайс-листов для отправ-ки дистрибьюторам, по мере изменения цен на запасные части.