3.2.6. Описание функций подразделений и должностных лиц
Согласно целям дипломного проекта рассмотрим функциональные обя-занности отделов Дирекции по маркетингу и продажам
3.2.6.1. Служба сбыта
1. Осуществление рациональной организации сбыта продукции, ее поставку потребителям в сроки и в объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
2. Разработка прогнозов, проектов перспективных и текущих планов произ-водства и реализации продукции, перспектив развития рынков сбыта.
3. Организация подготовки и заключения договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок.
4. Разработка мер по обеспечению выполнения плана реализации, своевре-менному получению нарядов, спецификаций и других документов на постав-ку.
5. Обеспечение контроля выполнения заказов, договорных обязательств, со-стояния запасов готовой продукции на складах.
6. Определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочно-разгрузочных средствах, таре, рабочей силе.
 7. Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и уско-рению сбытовых операций.
8. Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других ме-роприятий по рекламе продукции предприятия.
9. Организация оптовой торговли выпускаемой предприятием продукции.
10. Разработка мер по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.
11. Составление отчетов о количестве поступивших и удовлетворенных пре-тензий с указанием суммы, причин и виновников поступивших претензий.
12. Организация и проведение учета выполнения заказов и договоров, отгруз-ки и остатков нереализованной готовой продукции.
13. Своевременное оформление сбытовой документации, составление преду-смотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана по реали-зации.
3.2.6.2. Центр маркетинга и рекламы
1. Участие в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции.
2. Изучение новых рынков сбыта и потенциальных потребителей продукции предприятия.
3. Координация деятельности всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на доставку, договоры на произ-водство, наличие запасов, емкость рынка и т.п.).
4. Организация изучения мнения потребителей о выпускаемой предприятием продукции, его влияния на сбыт продукции.
5. Подготовка предложений по повышению качества и конкурентоспособно-сти продукции.
6. Осуществление контроля за своевременным устранением недостатков, ука-занных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях.
7. Организация разработки стратегии проведения рекламных мероприятий в средствах массовой информации с помощью наружной, световой, электрон-ной, почтовой рекламы, рекламы на транспорте.
8. Участие в отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах с целью информирования о потенциальных показателях выпускаемой продукции, расширения рынков сбыта.
9. Подготовка предложений по формированию фирменного стиля предпри-ятия и фирменного оформления рекламной продукции.
10. Совместно с другими отделами и службами участие в разработке предло-жений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.
11. Подготовка предложений по технически обоснованному планированию и производству запасных частей (по количеству и номенклатуре).
12. Определение совместно со специалистами по изучению спроса и специа-листами по сбыту объектов рекламы и сегментов рынка, на которых необ-ходимо рекламировать продукцию.
13. Выбор и применение наиболее эффективных методов проведения рекла-мы, учитывающей особенности рекламируемой продукции, а также особен-ности рынка.
14. Разработка и представление на утверждение годовых планов проведения рекламных мероприятий и планов проведения рекламных кампаний по от-дельным изделиям.
15. Организация рекламы при помощи средств массовой информации: газет, журналов, телевидения, радио. Подготовка статей и информационных мате-риалов, сценариев для кинорекламных роликов, фильмов.
16. Осуществление прямой почтовой рекламы (плановых и разовых рассылок писем, бандеролей, посылок с информационными материалами).
17. Организация совместно с отделом главного конструктора демонстрации продукции в действии в ходе проведения ярмарок, выставок-продаж.
18. Оснащение дилеров, представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки, выставки-продажи, рекламными проспектами и другой рекламной документацией.
19. Обеспечение фирменного оформления, рекламных материалов, инстру-ментария исследований рынка и спроса населения. Рекламное оформление документов по эксплуатации и ремонту продукции.
20. Изучение и анализ организации рекламы на аналогичных предприятиях в стране и за рубежом и разработка предложений по использованию передового опыта.
21. Составление сметы затрат на проведение рекламных мероприятий и осуществление контроля за ее соблюдением.
22. Анализ действенности рекламы, ее влияния на сбыт продукции, информи-рованности потребителя о продукции предприятия. Определение эффектив-ности рекламы.
23. Составление отчетности по осуществлению рекламных мероприятий.
3.2.7. Функции, подлежащие автоматизации
1. Разработка прогнозов, проектов перспективных и текущих планов произ-водства и реализации продукции, перспектив развития рынков сбыта.
2. Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию сбытовой се-ти, форм доставки продукции потребителям.
3. Разработка мер по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.
4. Координация деятельности всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию базы данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на доставку, договоры на про-изводство, наличие запасов, емкость рынка и т.п.).
5. Организация разработки стратегии проведения рекламных мероприятий в средствах массовой информации.
6. Определение совместно со специалистами по изучению спроса и специали-стами по сбыту объектов рекламы и сегментов рынка, на которых необходимо рекламировать продукцию.
7. Выбор и применение наиболее эффективных методов проведения рекламы, учитывающей особенности рекламируемой продукции, а также особенности рынка.
8. Разработка и представление на утверждение годовых планов проведения рекламных мероприятий и планов проведения рекламных кампаний по от-дельным изделиям.
9. Составление сметы затрат на проведение рекламных мероприятий и осуще-ствление контроля за ее соблюдением.
10. Составление отчетности по осуществлению рекламных мероприятий.

3.3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ ИС ОАО РИАТ
3.3.1. Цели создания ИС
Общая цель данной информационной системы – это более эффективной структура управления фирмой РИАТ, экономия материальных, технических ресурсов и денежных средств; поиск источников возникновения необосно-ванных затрат, создание математического и статистического аппарата для улучшения анализа и прогнозирования данных; улучшения качества работы всех структурных подразделений компании и выход на новый уровень конку-рентоспособности.
3.3.2. Порядок согласования проектных работ между заказ-чиком и разработчиком
Порядок согласования проектных работ между заказчиком и разработчи-ком определяется договором, неотъемлемой частью которого является техни-ческое задание. Форма договора представлена в Приложении 4.
Техническое задание - это документ, утвержденный в установленном по-рядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необ-ходимые для разработки автоматизированной системы управления, и содер-жащий предварительную оценку экономической эффективности системы
Утвержденное техническое задание является документом, которым раз-работчики должны руководствоваться на всех этапах создания системы и проектирования задач. Изменения, вносимые в техническое задание, должны оформляться протоколом, являющимся частью технического задания. Прото-кол должен утверждаться заказчиком.
3.3.3. Состав ИС. Обоснование выделенных подсистем
Система управления ОАО РИАТ оказывается очень сложной и мы не можем охватить эту систему в полном объеме.
Мы используем разбиение этой системы на составные части. Каждая со-ставная часть выбирается так, чтобы она была обозрима для разработки и ка-ждую из составных част можно разработать независимо от другой. Это и на-зывается декомпозицией. Подсистема – это некоторая часть ИС, содержащая взаимосвязанные компоненты и реализующая определенные функции.[7]
Для декомпозиции данной ИС мы применим функциональный метод, ко-торый предполагает рассматривать структуры системы с точки зрения иерар-хии её функций и передачи информации между отдельными функциональны-ми элементами. Таким образом, разделим ИС фирмы РИАТ на подсистемы, которые в свою очередь разделим на функции, а функции – на задачи.
Выделим следующие подсистемы:
1. Подсистема управления производством.
2. Подсистема управления кадрами.
3. Подсистема бухгалтерского учета.
4. Подсистема складского учета.
5. Подсистема управления сбытом.
6. Подсистема автотранспорта.
7. Подсистема финансового планирования.
8. Подсистема управления маркетингом.
3.3.4. Схема взаимодействия подсистем
Информационно-логическая структура отражает взаимодействие подсис-тем внутри ИС. При этом будем руководствоваться следующими принципа-ми:
1. Количество связей между подсистемами должно быть минимальным
2. Связь отдельных частей внутри подсистемы должно быть максимальным
3. Каждая подсистема должна скрывать свое содержимое от других систем
Каждая подсистема должна иметь четко определенные связи с другими под-системами.