5. ПРОГРАММНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ ЗАДА-ЧИ ПОДСИСТЕМЫ
5.1. Обоснование выбора программной среды
Реализация задачи контроля состояния договоров и платежных докумен-тов подсистемы материально-технического снабжения производится средст-вами СУБД Microsoft Access. Данная СУБД в полной мере удовлетворяет требованиям реляционных моделей данных, то есть, эта среда позволяет как создавать объекты данных – реляционные таблицы-отношения, так и предос-тавляет удобные средства доступа к ним и обработки.
Второй аргумент в пользу выбора СУБД Microsoft Access – это широкое распространение пакета прикладных программ Microsoft Office. И, как след-ствие, - большое количество программистов и разработчиков, знакомых с этой СУБД. То есть, не должно возникнуть больших проблем с сопровожде-нием и модернизацией информационной системы.
5.2. Инструкции по подготовке информации к вво-ду в ПК и заполнению входных документов.
1. Документами, информация из которых вводится в базу данных, яв-ляются: договор, счет-фактура, товарно-транспортная накладная.
2. Договор и счет фактура поступают в задачу «контроль состояния договоров и платежных документов» как результаты решения ранее поставленных задач подсистемы МТС.
3. Товарно-транспортная накладная передается в подсистему МТС из подсистемы складского учета.
4. Ввести счет-фактуру, товарно-транспортную накладную и сформи-ровать платежное поручение требования можно только примени-тельно к существующему договору.
5. Формы счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и платеж-ных поручений имеют в своем составе также подчиненные формы с данными договоров для возможности сравнения.
6. При заполнении форм необходимо соблюдать правильность соот-ветствия информации с документа-источника полям экранных форм.
7. В некоторых случаях происходит автоматическое заполнение свя-занных полей. Например, при выборе номера договора в форме «Счет-фактура» (при этом невозможно выбрать договор, заключен-ный без предоплаты, также не получится составить второй счет-фактуру к одному и тому же договору) поля «код поставщика», «на-именование» и «предоплата» заполняются автоматически.
5.3. Инструкции по использованию выходных до-кументов.
Выходные документы содержат аналитическую информацию о заказах. Пользователь может получить следующие документы:
• Отчет о договорах, заключенных по предоплате
• Отчет о договорах, заключенных без предоплаты
• Отчет о выполненных договорах
• Отчет о договорах, просроченных по доставке
• Отчет о договорах, просроченных по оплате
• Отчет о договорах с несоответствиями в ассортименте, количестве и цене ТМЦ, указанных в документах
• Отчет о договорах, по которым еще не прошла поставка и не за-вершена оплата
• Отчет о договорах, товар по которым отгружен, но оплата не про-изводилась либо завершена не полностью
• Отчет о договорах, товар по которым оплачен, но не отгружен
• Отчет о всех договорах
• Договор с заданным номером
Эти данные могут служить основой для принятия решений.
5.4. Инструкции по хранению информации в архи-ве.
Для обеспечения целостности, надежности и непротиворечивости учета заказов необходимо передавать информацию в архив. Одному заказу обяза-тельно должна соответствовать товарно-транспортная накладная, счет-фактура, если заказ по предоплате, и одно или два (если имела место частич-ная предоплата) платежных поручений требования.
Данные по договорам, счетам-фактурам, товарно-транспортным наклад-ным и платежным поручениям требования должны по завершении отчетного периода изыматься из базы данных и передаваться в архив.