Выдача трудовой книжки при увольнении: основания для отправки трудовой книжки по почте

Описание ситуации:
Сотрудник работает в другом городе (его рабочее место находится в другом городе), при этом он работает в этом городе один, других сотрудников компании в этом городе нет. Филиала или представительства в этом городе не зарегистрировано, просто в трудовом договоре указано, что место работы в этом городе. Указанный работник увольняется и ему подлежит выдаче трудовая книжка.

Вопрос:
Каким образом следует выдать такому сотруднику трудовую книжку в день увольнения?
Нужно ли предварительно получить его согласие на отправку ее по почте? Какие последствия наступают, если он откажется дать такое согласие?

Ответ:
Согласно ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Указанную норму необходимо применить к описанной в запросе ситуации следующим образом. Работодатель обязан направить по месту жительства работника уведомление. Указанным уведомлением работодатель должен предложить работнику дать свое согласие на отправку трудовой книжки по почте и указать адрес. Данное уведомление должно быть направлено работнику способом, подтверждающим его отправку работодателем в адрес работника, а именно: по почте - заказным письмом с уведомлением, либо телеграммой с уведомлением.
Надлежащим основанием для отправки трудовой книжки работнику по почте является письменное согласие работника, подписанное им, полученное по почте, или письменное согласие работника, направленное телеграммой.
Если работник даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, рекомендуем также предварительно, перед отправкой, сделать и оставить у себя на хранение копии всех заполненных страниц трудовой книжки на случай возможной утраты в ходе почтовой пересылки.
В случае личного получения работником трудовой книжки применяется предусмотренный ст. 84.1 ТК РФ порядок, согласно которому выдача трудовой книжки на руки работнику, не получившему трудовую книжку после увольнения, должна быть осуществлена работодателем не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
В случае неявки работника за трудовой книжкой по месту нахождения работодателя или отсутствия от него письменного согласия на получение трудовой книжки по почте работодатель согласно п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) обязан хранить трудовую книжку работника до востребования.
При этом обращаем Ваше внимание на то, что в случае невыполнения работодателем предусмотренных ст. 84.1 ТК РФ обязанностей по направлению работнику вышеуказанного уведомления, а также по выдаче или направлению ему трудовой книжки, будет иметь место задержка выдачи трудовой книжки и работодатель согласно ст. 234 ТК РФ может быть привлечен к материальной ответственности.
Таким образом, в описанной в запросе ситуации:
- Для выдачи трудовой книжки работодателю необходимо соблюсти предусмотренный ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ порядок направления уведомления работнику о необходимости явиться для получения трудовой книжки или дать согласие на отправление ее по почте.
- Для отправки трудовой книжки работнику по почте необходимо получить письменное согласие работника на это.
- В случае отсутствия согласия работника необходимо обеспечить хранение трудовой книжки работника до востребования и выдать ее на руки работнику в течение 3-х рабочих дней в случае последующего письменного обращения работника.
А.В. Брызгалин,
главный редактор журнала "Налоги и финансовое право"