1.5. Оптимизация организационных структур

Научно обоснованное формирование организационных структур управ-ления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъ-ектов к рыночной экономик嬬¬. В новых условиях необходимо широко использо-вать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности про-изводства, так как: во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих за-дач управления; во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами (комплексный подход к совершенствованию организационного ме-ханизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использова-нию автоматизированных систем управления); в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования; в-четвёртых, про-ектирование сложнейшего механизма - механизма управления – должно возла-гаться на специалистов, владеющих методологией формирование организаци-онных систем.
Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функции управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориенти-рует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирова-ния организаций. Т.е. он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.
Основное назначение большинства производственных организаций с точ-ки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночной потребно-сти в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть од-нозначным.
В единой системе должны рассматриваться и различные методы форми-рования организационных структур управления. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.
Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учи-тывать, насколько структура обеспечивает достижения организацией результа-тов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой – насколько её внутреннее построение и про-цессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержа-нию, организации и свойствам.
Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариан-тов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое дос-тижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, как правило, чрезвычайно трудно. Поэтому целесообраз-но использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надёжность аппарата управления; адаптивность и гибкость. При возникновении проблем необходимо формулировать числен-ность персонала как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управление, должна быть объ-ективно обоснованной для того, чтобы во всей полноте обеспечить решение за-дач, вытекающих из целей организационной системы.
Оценка эффективности является важным элементом разработки проект-ных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприя-тий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структу-ры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления ме-роприятий по совершенствованию управления.
Комплексный набор критериев эффективности системы управления фор-мируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:
 по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;
 по степени соответствия процесса функционирования системы объек-тивным требованиям к его содержанию организации и результатам.
Критерием эффективности при сравнении различных вариантов органи-зационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.
Принципиальное значение для оценки эффективности системы управле-ния имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность ор-ганизационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имею-щихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.
Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системой, а также от-дельных её подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании коли-чественно- качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.
Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управ-ления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы:
1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управ-ления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации, и затраты на управления. При оценках эффективности на основе показателей, ха-рактеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управ-ления, могут рассматриваться объём, прибыль, себестоимость, объём капиталь-ных вложений, качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.
2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.
При оценке эффективности процесса управления используются показате-ли, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти по-казатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качест-ве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура из-меняется в направлении улучшения одного или группы показателей эффектив-ности без изменения (ухудшения) остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надёжность.
Производительность аппарата управления может определяться, как коли-чество произведённой организацией конечной продукции или объёмы вырабо-танной в процессе управления информации.
Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использо-ваться такие показатели, как  удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промыш-ленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объёма отдельных видов работ.
Адаптивность системы управления определяется её способностью эффек-тивно выполнять заданные функции в определённом диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считает-ся система.
Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия ре-шений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упо-рядоченности отношений.
Оперативность принятия управленческих решений характеризует совре-менность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при со-хранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.
Надёжность аппарата управления в целом характеризует его безотказным функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполни-тельности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утверждённых нормативов, от-сутствие отклонений при исполнении указаний.
3. Группа показателей, характеризующих рациональность организацион-ной структуры и её техническо-организационной уровень. К структурам отно-сится звенность системы управления, уровень централизации функций управ-ления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности.
Для оценки эффективности управления важное значение имеет определе-ние соответствия системы управления и её организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объёму и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченно-сти процессов управления технологическими средствами с учётом их номенк-латуры.
Важными требованиями, являются, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечи-вость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по со-вершенствованию системы управления допускается использование основных требований к их выбору – максимальное соответствие каждого показателя це-левой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемо-го эффекта.
Перераспределение задач, прав и ответственности, информационных по-токов повышает эффективность организации путём роста производительности и по крайней мере временно сдерживает рост издержек, повышает прибыль-ность. Улучшение организационных форм нередко способствует выработке но-вых и более совершенных стратегических решений.